Checklist qualité & procédures
Cette page rassemble deux outils complémentaires : une checklist exhaustive pour vérifier qu’un compte Heelio est complet et fiable, et un jeu de procédures opératoires numérotées, prêtes à être reprises telles quelles dans une SOP (procédure standardisée) interne. Vous y trouverez de quoi auditer un compte, mais aussi de quoi cadrer vos routines de pilotage quotidien.
Comment utiliser cette page
- Avant un reporting ou un audit : déroulez la checklist ci-dessous, point par point, pour confirmer que le compte est complet.
- Au fil de l’eau : piochez la procédure adaptée à votre besoin (analyser une baisse de cash, traiter une transaction, diagnostiquer un P&L incohérent…).
- En interne : chaque procédure est conçue pour devenir une SOP. Copiez-la, ajoutez le nom du responsable et le délai attendu, et vous tenez un support de formation long format.
Toutes les procédures partagent le même livrable attendu : une conclusion courte qui précise la période, le montant, la cause, l’impact et l’action suivante. Adoptez ce format partout pour des comptes rendus homogènes et exploitables.
Checklist exhaustive de validation d’un compte
Parcourez ces 23 points avant de déclarer qu’un compte est complet. L’ordre suit le parcours logique de Heelio, du Dashboard jusqu’à la Topbar.
Dashboard
- Dashboard : les widgets sont présents, l’ordre est logique, les indicateurs de cash et de rentabilité sont lisibles.
- Édition du Dashboard : vous ajoutez, sauvegardez, retirez et réorganisez les widgets selon vos besoins.
Trésorerie
- Trésorerie — graphique : source, période, granularité et comparaison réel/prévisionnel sont contrôlés.
- Trésorerie — tableau : mois réels, mois prévisionnels, action Comparer et lecture ligne par ligne sont vérifiés.
Transactions
- Transactions : recherche, filtres, cases de sélection, export CSV et actions de ligne fonctionnent.
Compte de résultat (P&L)
- P&L annuel : catégories principales, sous-agrégats, variation et écarts sont cohérents.
- P&L mensuel : la saisonnalité est lisible, les mois atypiques sont identifiés, la bascule annuel/mensuel fonctionne.
- P&L prévisionnel : le mode s’active, les colonnes prévisionnel/écart s’affichent, le menu Gérer les entrées est accessible.
- Gérer les entrées : Financements, Investissements et Factures sont passés en revue, avec leurs impacts sur le cash et le P&L.
- Détails P&L : les boutons Factures, Exporter, Rapprocher, Ajouter, la barre de recherche et les filtres sont fonctionnels.
- Entrées manuelles : type d’entrée, tiers, catégorie, affectation, date, montant, libellé et la validation de l’autocomplétion sont contrôlés.
Factures
- Factures — liste : création, statut, montant TTC et menu de ligne sont vérifiés.
- Factures — date de remplacement : vérifiez les dates qui pilotent le rattachement et le cash.
- Facture — détail : options supplémentaires, TVA, statut, catégorie et affectation sont contrôlés.
Sources
- Sources : liste, statut, date de synchronisation, actions et ajout de source sont vérifiés.
Paramètres
- Catégories : sens économique, TVA, délais, fonctions rattachées et affichage sont corrects.
- Fonctions : structure analytique, rattachement aux catégories et affichage sont cohérents.
- Mapping comptable : la correspondance comptes/catégorie est vérifiée, les risques de P&L faux sont écartés.
- Mots-clés : automatisation contrôlée, faux positifs traqués, audit via Versions.
- Clients/Fournisseurs : normalisation des tiers, doublons et création implicite sont maîtrisés.
Équipe & gouvernance
- Équipe : rôles, invitations, droits minimaux et comptes dormants sont passés en revue.
- Versions : historique, recherche, filtre par date et preuves des créations et modifications sont disponibles.
Topbar
- Topbar : aide, notifications/commentaires et compte utilisateur sont accessibles.
Ces 23 points couvrent l’intégralité du parcours produit. Un compte qui passe la checklist sans réserve est prêt pour un reporting fiable. Tout point en échec doit être documenté avant diffusion.
Procédures opératoires
Chaque procédure est numérotée et autonome. Toutes se concluent par le même livrable.
Vérifier la qualité des sources
Avant tout reporting, assurez-vous que les données entrantes sont à jour et complètes.
- Ouvrez Sources.
- Vérifiez le statut Connecté.
- Comparez la date de dernière synchronisation avec la date du reporting.
- Synchronisez si nécessaire.
- Vérifiez que les comptes ou fichiers attendus sont présents.
- Documentez toute source absente.
Livrable attendu : une conclusion courte comprenant la période, le montant, la cause, l’impact et l’action suivante.
Analyser une baisse de trésorerie
Quand le cash recule, remontez du symptôme aux flux qui l’expliquent.
- Ouvrez le Dashboard.
- Identifiez la période de baisse.
- Ouvrez Suivi de trésorerie — Tableau.
- Comparez encaissements et décaissements.
- Recherchez les gros flux.
- Vérifiez les factures et investissements.
- Concluez avec la cause, le montant et l’action.
Livrable attendu : une conclusion courte comprenant la période, le montant, la cause, l’impact et l’action suivante.
Construire un prévisionnel 12 mois
Un bon prévisionnelProjection des flux et résultats futurs sur un horizon donné, ici 12 mois. part du réel constaté, puis empile des hypothèses explicites.
- Vérifiez le réel.
- Activez le Prévisionnel.
- Listez les hypothèses de chiffre d’affaires.
- Listez les charges récurrentes.
- Ajoutez financements, investissements et factures.
- Comparez les écarts.
- Documentez les hypothèses sensibles.
Livrable attendu : une conclusion courte comprenant la période, le montant, la cause, l’impact et l’action suivante.
Traiter une transaction non catégorisée
Donnez du sens à chaque flux : sans catégorie ni fonction, il fausse le P&L.
- Recherchez la transaction.
- Identifiez tiers, libellé, montant et date.
- Choisissez la catégorie.
- Choisissez la fonction.
- Vérifiez la TVA.
- Créez un mot-clé seulement si le cas est récurrent.
- Contrôlez l’impact dans le P&L et la trésorerie.
Livrable attendu : une conclusion courte comprenant la période, le montant, la cause, l’impact et l’action suivante.
Créer un mot-clé robuste
Un mot-clé bien construit automatise sans générer de faux positifs.
- Collectez plusieurs libellés similaires.
- Isolez la partie stable.
- Testez les faux positifs.
- Associez catégorie, fonction, TVA et sens.
- Enregistrez.
- Vérifiez les prochaines applications dans Versions ou Transactions.
Livrable attendu : une conclusion courte comprenant la période, le montant, la cause, l’impact et l’action suivante.
Un mot-clé trop large s’applique à des transactions qu’il ne devrait pas toucher (faux positifs) et peut catégoriser de travers des flux entiers. Isolez toujours la partie stable du libellé avant d’enregistrer.
Contrôler le P&L mensuel
Vérifiez la cohérence du compte de résultat mois par mois avant de le diffuser.
- Ouvrez Compte de résultat — Mensuel.
- Comparez CA, marge brute et EBITDARésultat d'exploitation avant intérêts, impôts, dotations aux amortissements et provisions..
- Identifiez les mois atypiques.
- Ouvrez Détails P&L.
- Vérifiez les écritures d’ajustement : FNPFactures non parvenues : charges engagées non encore facturées., FAEFactures à établir : produits acquis non encore facturés., PCAProduits constatés d'avance : produits facturés rattachés à une période future., CCACharges constatées d'avance : charges payées rattachées à une période future..
- Exportez si nécessaire.
Livrable attendu : une conclusion courte comprenant la période, le montant, la cause, l’impact et l’action suivante.
Préparer un reporting dirigeant
Transformez des données propres en décisions et arbitrages.
- Synchronisez les sources.
- Nettoyez les transactions importantes.
- Activez le prévisionnel.
- Exportez les données utiles.
- Annotez les écarts.
- Préparez les décisions et les demandes d’arbitrage.
Livrable attendu : une conclusion courte comprenant la période, le montant, la cause, l’impact et l’action suivante.
Auditer les rôles
Vérifiez périodiquement que chaque accès reste justifié.
- Ouvrez Équipe.
- Listez les membres.
- Vérifiez rôles et besoin réel.
- Identifiez les comptes dormants.
- Modifiez ou supprimez les accès inutiles.
- Documentez les exceptions.
Livrable attendu : une conclusion courte comprenant la période, le montant, la cause, l’impact et l’action suivante.
Appliquez le principe du droit minimal : chaque membre ne dispose que des accès strictement nécessaires à son rôle. Les comptes dormants sont une porte d’entrée classique pour les incidents de sécurité.
Rapprocher facture et cash
Reliez une facture à son paiement réel pour fiabiliser cash et P&L.
- Ouvrez Factures.
- Identifiez une facture non payée.
- Vérifiez date, montant et statut.
- Ouvrez Détails P&L ou Transactions.
- Recherchez le paiement.
- Rapprochez, ou corrigez la date/le statut.
Livrable attendu : une conclusion courte comprenant la période, le montant, la cause, l’impact et l’action suivante.
Diagnostiquer un P&L incohérent
Quand le compte de résultat est faux, remontez la chaîne de A à Z.
- Vérifiez les Sources.
- Vérifiez le Mapping comptable.
- Vérifiez les Catégories.
- Lisez Versions.
- Vérifiez les entrées manuelles.
- Comparez Annuel et Mensuel.
- Documentez la correction.
Livrable attendu : une conclusion courte comprenant la période, le montant, la cause, l’impact et l’action suivante.
Un P&L incohérent vient le plus souvent d’un mapping comptable erroné ou d’une catégorie mal paramétrée. Commencez toujours par vérifier la source des données et la table de correspondance avant de soupçonner une erreur de saisie ponctuelle.