Équipe, rôles & gouvernance
Ce module répond à une question simple mais critique : qui a le droit de voir et de modifier quoi, et comment retrouver l’historique de ce qui a changé ? Il réunit la gestion de l’équipe (membres et rôles), l’invitation d’utilisateurs et la page Versions, qui trace toutes les actions effectuées sur le compte.
En un coup d’œil
- Page Équipe : liste des membres avec leur rôle, et bouton pour inviter de nouveaux utilisateurs.
- Rôles & permissions : cinq niveaux d’accès, du plus restreint (lecture seule) au plus large (rôle complet / administrateur).
- Invitation : un formulaire pour ajouter une personne en lui attribuant d’emblée le bon rôle.
- Actions membre : modifier le rôle ou retirer un accès depuis la liste.
- Page Versions (audit trail) : l’historique horodaté des modifications — qui a fait quoi, quand et dans quel module.
La gouvernance en un flux
La page Équipe
La page Équipe permet de gérer les membres du compte et leurs rôles.
Colonnes de la liste
La liste des membres affiche les colonnes suivantes :
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Badge | Pastille/avatar identifiant le membre. |
| Nom | Nom complet du membre. |
| Adresse e-mail de connexion. | |
| Téléphone | Numéro de contact. |
| Rôle | Niveau de permission attribué. |
Inviter un utilisateur
L’invitation permet d’ajouter une personne à l’espace et de lui attribuer immédiatement le rôle adapté à sa mission.
Pas à pas
- Ouvrez la page Équipe.
- Choisissez d’abord le rôle que vous souhaitez attribuer (voir la section Rôles ci-dessous). Décider du rôle avant d’inviter évite d’accorder des droits trop larges par défaut.
- Cliquez sur Inviter pour ouvrir le formulaire.
- Renseignez les champs du formulaire :
- Prénom
- Nom
- Téléphone
- Pays
- Rôle
- Validez l’invitation.
Heelio envoie alors l’invitation par e-mail à la personne. Celle-ci crée son compte et se connecte avec le rôle que vous lui avez attribué. 📨
Rôles et permissions
Heelio propose plusieurs rôles. Chacun définit ce qu’un membre peut voir et modifier, et notamment l’accès aux zones sensibles que sont les sources (connexions bancaires et comptables) et les rôles utilisateurs.
| Rôle | Droits | Usage recommandé |
|---|---|---|
| Lecture seule | Consultation des informations du compte, sauf sources et paramètres. | Observateur, partie prenante qui consulte. |
| Écriture seule | Lecture et modification des données, sauf sources et rôles utilisateurs. | Contributeur qui catégorise et ajuste les données. |
| Administrateur | Lecture et modification sur toutes les données, y compris sources et rôles utilisateurs. | Responsable de l’espace et de sa configuration. |
| Financier externe | Rôle dédié à un intervenant financier externe, sur un périmètre cadré. | Intervenant financier externe (expert-comptable, consultant). |
| Rôle complet | Profil large adapté au pilotage de l’espace. | Dirigeant·e, responsable financier ou utilisateur principal. |
En résumé :
- Lecture seule : consultation des informations du compte, sauf sources et paramètres.
- Écriture seule : lecture et modification des données, sauf sources et rôles utilisateurs.
- Administrateur : lecture et modification sur toutes les données, y compris sources et rôles utilisateurs.
- Financier externe : rôle dédié à un intervenant financier externe.
- Rôle complet : profil adapté à un dirigeant, un responsable financier ou un utilisateur principal.
Actions sur un membre
Depuis la liste des membres, vous pouvez agir sur chaque ligne : modifier le rôle attribué ou retirer l’accès de la personne.
Règles de gouvernance
La gouvernance financière repose sur la séparation des droits : tout le monde ne doit pas pouvoir modifier les données de pilotage. Appliquez le principe du moindre privilège.
- Donnez le rôle le plus faible compatible avec la mission de chacun.
- Limitez les droits sur les sources et les rôles aux seules personnes de confiance.
- Revoyez les membres actifs chaque trimestre.
- Supprimez les accès des prestataires sortis dès la fin de leur intervention.
- Utilisez la page Versions pour vérifier les modifications sensibles.
Ne réservez pas le rôle administrateur ou complet à un usage de confort. Plus un droit est large, plus il faut le justifier — et le retirer dès qu’il n’est plus nécessaire.
Versions : l’audit trail
La page Versions trace les actions effectuées sur le compte. Elle sert à comprendre pourquoi une donnée a changé : qui a modifié quoi, quand et dans quel module.
Actions tracées dans l’historique
- Création de lissageÉtalement d'un montant sur plusieurs périodes pour refléter sa réalité économique plutôt que sa date de comptabilisation. dans le compte de résultat ;
- création de mot-clé ;
- catégorisation d’une transaction ;
- création de FNPFacture Non Parvenue : charge engagée sur la période mais dont la facture fournisseur n'est pas encore reçue. et FAEFacture À Établir : produit acquis sur la période mais pas encore facturé au client. ;
- modification de date dans le compte de résultat.
Utiliser la page Versions
- Ouvrez Versions.
- Filtrez par date ou recherchez une action précise lorsque l’historique est volumineux.
- Identifiez l’utilisateur à l’origine de la modification.
- Lisez les détails de la modification.
- Revenez au module concerné pour vérifier l’impact réel.
Cas typiques d’usage
- Un chiffre du P&LCompte de résultat (Profit & Loss) : produits moins charges sur une période. a bougé sans explication évidente.
- Une transaction a changé de catégorie.
- Une hypothèse de prévisionnel vient d’être créée.
- Un mot-clé classe trop de transactions.
- Une date de remplacement modifie le périmètre d’une période.
La théorie derrière
- Séparation des droits. Le pilotage financier exige que la capacité de modifier les données ne soit pas universelle. On distingue ceux qui consultent, ceux qui contribuent et ceux qui administrent.
- Audit trail. Un historique des actions réduit les débats stériles : plutôt que de chercher « qui a touché à quoi », on le lit directement dans Versions. C’est aussi un garde-fou en cas d’erreur.
- Moindre privilège. On accorde le niveau d’accès minimal compatible avec le travail attendu, puis on l’élargit seulement si besoin.
Cas pratique
Avant d’ouvrir le compte à un consultant externe :
- Choisissez le rôle adapté au niveau d’action attendu : Financier externe s’il intervient sur un périmètre cadré, ou Rôle complet s’il doit piloter largement.
- Invitez-le via le formulaire en renseignant son rôle dès le départ.
- Après son intervention, ouvrez Versions pour vérifier les modifications réalisées.
- À la fin de la mission, retirez son accès.
Astuces
- Revoyez les rôles à chaque départ, changement de mission ou fin d’accompagnement.
- N’utilisez pas un rôle administrateur par simple confort.
- Consultez Versions après chaque correction importante.
- Conservez une convention de libellé pour vos saisies manuelles, afin de les retrouver facilement dans l’historique.
Contrôle qualité avant de valider
- Chaque membre a-t-il encore besoin d’accéder au compte ?
- Le rôle complet est-il réservé aux personnes responsables ?
- Les modifications récentes sont-elles explicables ?
- Les actions sensibles sont-elles bien tracées dans Versions ?