Transactions
Le module Transactions répond à une question simple mais décisive : « Que s’est-il réellement passé sur mes comptes, et qu’est-ce que chaque mouvement signifie pour ma gestion ? » C’est ici que vous travaillez au niveau de preuve des flux — vous recherchez, filtrez, contrôlez, catégorisez et exportez les mouvements bancaires.
En un coup d’œil
- Rechercher un flux par tiers (fournisseur ou client), libellé ou montant grâce au champ « Rechercher une transaction… ».
- Filtrer pour isoler les transactions à corriger ou à relire.
- Catégoriser une ligne : choisir une catégorieClassement d'un flux selon sa nature économique (charges sociales, logiciel, encaissement client…)., une fonction ou une affectation, et vérifier la TVA si elle s’applique.
- Exporter les flux (CSV) pour analyse, contrôle externe ou archivage.
- Agir au niveau de la ligne via les actions disponibles lorsqu’une transaction est sélectionnée ou ouverte.
Le flux de traitement
Pas à pas
Utilisation standard
- Ouvrez Transactions.
- Filtrez ou recherchez un fournisseur, un client, un libellé ou un montant.
- Ouvrez la transaction pour accéder à la catégorisation.
- Vérifiez le sens du montant (encaissement ou décaissement).
- Choisissez une catégorie.
- Choisissez une fonction ou une affectation si nécessaire.
- Vérifiez la TVA si elle est applicable.
- Exportez pour analyse ou contrôle externe.
La page met à votre disposition une recherche et une action Exporter directement accessibles.
Procédure de contrôle et correction
- Ouvrez Transactions.
- Utilisez la recherche pour trouver un tiers, un libellé ou un montant.
- Utilisez les filtres pour isoler les transactions à corriger.
- Sélectionnez ou ouvrez une ligne pour accéder aux actions disponibles.
- Exportez lorsque l’analyse doit être partagée ou retravaillée hors de Heelio.
Fonctions à connaître
Au-delà de la liste principale, le module expose plusieurs fonctions parfois peu visibles. Voici les écrans de référence.
Recherche
Saisissez un tiers, un libellé ou un montant dans le champ « Rechercher une transaction… » pour réduire instantanément la liste au flux concerné.
Filtres
Les filtres servent à isoler un sous-ensemble de transactions — par exemple celles à corriger ou les flux les plus importants. Filtrer par montant est particulièrement utile pour faire remonter les mouvements les plus significatifs.
Filtrer par type de catégorisation
Heelio catégorise vos mouvements de plusieurs façons : automatiquement (modèle de reconnaissance), par mot-clé, manuellement, ou via le mapping comptable des contreparties. Le filtre par type de catégorisation isole chaque origine — ce qui a été classé par le modèle, à la main, par une règle ou par le mapping.
C’est l’outil idéal pour auditer la qualité de la catégorisation : repérer ce qui mérite une règle permanente (un mot-clé), aller vite sur ce qui reste à traiter, et rebâtir une catégorisation propre — particulièrement utile lors de la mise en route d’un nouveau dossier.
Export CSV
L’export produit un fichier CSV exploitable hors de Heelio (tableur, contrôle externe, archivage). Exportez avant toute analyse longue pour figer le périmètre que vous étudiez.
Actions de ligne
En sélectionnant ou en ouvrant une ligne, vous accédez aux actions disponibles sur cette transaction : c’est le point d’entrée de la catégorisation, de l’affectation à une fonction et de la vérification de TVA.
Modifier un mot-clé depuis la transaction
Lorsqu’une transaction a été classée par une règle, vous pouvez modifier le mot-clé directement depuis la transaction, sans passer par les paramètres. C’est le chemin le plus court pour corriger une règle au moment où vous constatez son effet : vous voyez l’anomalie, vous ajustez la règle, et toutes les transactions concernées suivent.
La TVA
La TVA se contrôle au niveau de la transaction. Vous pouvez la laisser suivre le taux associé à la catégorie, ou la saisir manuellement lorsque l’opération sort du cas standard (taux particulier, opération partiellement déductible, montant à ajuster).
Priorisation des transactions à traiter
Vous n’avez pas à tout traiter avec la même intensité. Suivez cet ordre :
- Montants les plus significatifs.
- Transactions non catégorisées.
- Transactions récurrentes.
- Libellés ambigus.
- Flux de trésorerie non opérationnels.
- Petits montants, seulement si la qualité analytique l’exige.
La théorie derrière
- Une transaction bancaire est une preuve de cash. Elle ne dit pas toujours la nature économique du flux : c’est la catégorisation qui transforme le mouvement en information de gestion.
- Les erreurs de catégorisation se répètent souvent. Un mot-clé robuste corrige toute une famille de flux d’un coup ; à l’inverse, un mauvais mot-clé crée des erreurs systématiques.
- Le contrôle par matérialité consiste à traiter d’abord les flux les plus significatifs, et non les petites anomalies sans impact décisionnel.
La distinction entre un flux opérationnel et un flux non opérationnel (virements internes, remboursements) est essentielle pour ne pas fausser la lecture de votre activité. Pour comprendre comment ces flux remontent dans vos états financiers, voyez Lire un P&L et Catégories, fonctions et mapping.
Exemples de classification
| Libellé | Classification typique |
|---|---|
URSSAF | Charges sociales |
OPENAI | Logiciel ou frais informatique |
STRIPE | Encaissement client, frais de paiement ou sous-agrégat de chiffre d’affaires selon le flux |
QONTO | Banque, frais bancaires, abonnement ou carte selon le libellé |
GOOGLE ADS | Frais commerciaux ou marketing |
SALAIRE | Salaire, rattaché à la fonction de l’équipe concernée |
Cas pratique
Recherchez un fournisseur récurrent, vérifiez sa catégorie et son affectation, puis décidez : faut-il corriger l’anomalie ligne par ligne, ou l’automatiser par un mot-clé qui s’appliquera à tous les flux similaires ?
La bonne réponse dépend du volume. Pour une dépense isolée, une correction ligne par ligne suffit. Pour un fournisseur qui revient chaque mois, un mot-clé fiable vous épargne un travail répétitif et garantit la cohérence dans le temps.
Astuces
- Exportez avant une analyse longue pour garder une trace du périmètre étudié.
- Filtrez par montant pour identifier les flux les plus importants.
- Vérifiez les remboursements et virements internes : ils sont souvent sources de double comptage.
- Utilisez Versions pour comprendre si une catégorisation récente a modifié vos chiffres.
Contrôle qualité avant de valider
Avant de considérer vos transactions comme fiables, posez-vous ces questions :
- Les transactions non catégorisées sont-elles sous un seuil acceptable ?
- Les gros flux ont-ils été relus manuellement ?
- Les libellés récurrents disposent-ils de mots-clés fiables ?
- Les exports sont-ils archivés avec la date du reporting ?