Paramètres
Le module Paramètres est la fondation de la qualité de vos données. C’est ici que vous définissez la taxonomie qui sert à tous vos reportings : catégories, fonctions analytiques, mapping comptable, mots-clés d’automatisation et base tiers. 🧱
Les paramètres structurent la qualité des analyses. Une catégorisation parfaite posée sur une mauvaise taxonomie produit un reporting trompeur. Avant de corriger des transactions une par une, vérifiez que la structure de base est saine.
En un coup d’œil
- Catégories : décrivent la nature économique de chaque flux.
- Fonctions : décrivent l’usage analytique (activité, équipe, centre de coût).
- Mapping comptable : relie vos comptes comptables aux catégories Heelio.
- Mots-clés : automatisent la catégorisation selon le libellé des transactions.
- Clients/Fournisseurs : normalisent vos tiers pour fiabiliser la reconnaissance.
- Affichage : pilote les colonnes visibles dans les tables.
Les cinq réglages, en un flux
Onglets du module
- Catégories.
- Fonctions.
- Mapping comptable.
- Mots-clés.
- Clients/Fournisseurs.
Colonnes des tables
| Colonne | Rôle |
|---|---|
| Id | Identifiant interne de la ligne. |
| Icône | Repère visuel de la catégorie. |
| Libellé | Nom lisible de la catégorie ou du tiers. |
| Famille | Regroupement de niveau supérieur. |
| Type | Nature (produit, charge, etc.). |
| TVA | Taux de TVA associé quand il est stable. |
| Délai | Délai de paiement de référence. |
| Fonctions associées | Axe analytique rattaché. |
Pas à pas
La procédure de revue recommandée se déroule dans l’ordre des onglets, du plus structurant au plus fin.
- Ouvrez Paramètres.
- Vérifiez Catégories pour la nature économique des flux.
- Vérifiez Fonctions pour l’axe analytique ou organisationnel.
- Vérifiez Mapping comptable pour la correspondance avec les comptes.
- Vérifiez Mots-clés pour les automatismes de catégorisation.
- Vérifiez Clients/Fournisseurs pour normaliser les tiers.
- Ouvrez Affichage avant de conclure qu’une colonne manque.
Catégories
Une catégorieÉtiquette décrivant la nature économique d'un flux financier. décrit la nature économique d’un flux : salaire, logiciel, loyer, frais bancaire, impôts, chiffre d’affaires. Elle répond à la question « quoi ? ».
Bonnes pratiques :
- Éviter les doublons.
- Utiliser des libellés courts.
- Garder une granularité utile (ni trop fine, ni trop grossière).
- Associer une famille cohérente.
- Définir la TVA quand elle est stable.
Ne créez une nouvelle catégorie que si elle améliore une décision. Une catégorie qui ne change rien à votre lecture du compte de résultat ne fait qu’alourdir la taxonomie.
Les options d’affichage de la table des catégories pilotent les colonnes visibles. Ouvrez-les pour faire apparaître une colonne masquée.
Fonctions
Une fonction décrit l’usage analytique d’un flux : pour quelle activité, équipe ou centre de coût il est engagé. Elle répond à la question « pour quelle activité ? ».
Exemples de fonctions :
- Général et Administratif.
- Sales et Marketing.
- Produit et Développement.
- Coûts des Ventes.
La catégorie répond à la question quoi ; la fonction répond à la question pour quelle activité, équipe ou centre de coût. Les deux axes sont complémentaires : un même type de dépense (un logiciel) peut relever de fonctions différentes selon qu’il sert au produit ou au marketing.
Mapping comptable
Le mapping relie vos comptes comptables aux catégories Heelio. C’est la traduction entre la comptabilité générale et le pilotage financier. Vous pouvez aussi y associer une fonction (axe analytique), et pas seulement une catégorie : un même compte alimente ainsi directement la bonne catégorie et la bonne fonction.
Les comptes trop génériques — ceux qui atterrissent dans un poste « divers » — peuvent être affinés par mots-clés : plutôt que de laisser un compte fourre-tout agréger des natures différentes, une règle de mot-clé vient y remettre du détail. C’est ainsi qu’on récupère de la finesse d’analyse sans toucher au plan comptable.
Le mapping doit être contrôlé après chacun de ces événements :
- import FEC ;
- modification du plan comptable ;
- changement d’outil comptable.
Un mapping incomplet ou obsolète laisse des comptes significatifs hors de vos analyses. Vérifiez après chaque import que le mapping couvre bien les comptes qui pèsent dans votre activité.
Mots-clés
Un mot-clé est une règle d’automatisation : il catégorise automatiquement les transactions selon leur libellé. Il augmente la vitesse de traitement, mais peut propager une erreur à grande échelle s’il est mal calibré.
Un bon mot-clé est :
- stable dans le temps ;
- discriminant (il ne capture qu’un seul type de flux) ;
- spécifique ;
- relié à un sens de montant (entrée ou sortie) ;
- relié à une catégorie et une fonction ;
- contrôlé après sa création.
L’impact d’un mot-clé : trésorerie, comptabilité ou les deux
Chaque mot-clé porte un périmètre d’application. Vous choisissez s’il agit sur les flux de trésorerie, sur les écritures de comptabilité, ou sur les deux.
C’est un réglage déterminant : une règle pertinente sur un libellé bancaire ne l’est pas toujours sur un libellé comptable, et inversement. En ciblant le bon périmètre, vous évitez qu’une règle utile d’un côté ne vienne fausser le classement de l’autre.
Exemples de mots-clés solides
URSSAFOPENAIGOOGLE ADSSTRIPE PAYOUTPENNYLANEQONTO SUBSCRIPTION
Exemples de mots-clés risqués
CBVIRPAYMENTFACTUREAPPLEsans précision.
Testez un mot-clé sur plusieurs libellés historiques avant de le généraliser. Évitez les mots trop génériques comme facture, paiement, carte ou virement : ils captent des flux de natures très différentes et génèrent des faux positifs.
Clients/Fournisseurs
La base tiers fiabilise la reconnaissance, le reporting et la catégorisation. Nettoyez-la pour éviter les variantes inutiles d’un même nom (par exemple « OpenAI », « Open AI » et « OPENAI INC » désignant le même fournisseur).
Options d’affichage
Chaque table du module dispose d’options d’affichage qui pilotent les colonnes visibles. Ouvrez ces options pour faire apparaître exactement les informations dont vous avez besoin.
La théorie derrière
- La catégorie répond à la question quoi ; la fonction répond à la question pour quelle activité, équipe ou centre de coût.
- Le mapping comptable est la traduction entre la comptabilité générale et le pilotage financier : sans lui, vos comptes restent muets pour l’analyse.
- Un mot-clé est une règle d’automatisation : il accélère le travail, mais peut propager une erreur à grande échelle. La vitesse n’a de valeur que si la règle est juste.
Pour approfondir la logique catégories / fonctions / mapping, consultez la page dédiée : Catégories, fonctions et mapping.
Cas pratique
Vous gérez un fournisseur logiciel récurrent (un abonnement SaaS facturé chaque mois). Pour fiabiliser son traitement :
- Vérifiez que le tiers est normalisé (une seule fiche, pas trois variantes du nom).
- Vérifiez que la catégorie Logiciel est correcte.
- Vérifiez que l’affectation à une fonction est cohérente (Produit et Développement, ou Général et Administratif selon l’usage).
- Vérifiez qu’un mot-clé ne capture pas de faux positifs sur ce libellé.
Résultat : chaque échéance de cet abonnement tombe automatiquement dans la bonne catégorie et la bonne fonction, sans retraitement manuel. ✨
Astuces
- Un bon mot-clé est stable, spécifique et peu ambigu.
- Évitez les mots trop génériques comme facture, paiement, carte ou virement.
- Testez un mot-clé sur plusieurs libellés historiques avant de le généraliser.
- Ne créez une nouvelle catégorie que si elle améliore une décision.
Contrôle qualité avant de valider
Avant de considérer votre paramétrage comme à jour, posez-vous ces questions :
- Y a-t-il des doublons de catégories ou de tiers ?
- Les fonctions correspondent-elles à l’organisation actuelle ?
- Le mapping comptable couvre-t-il les comptes significatifs ?
- Les mots-clés récents sont-ils visibles dans Versions ?