Factures
Le module Factures regroupe les factures produits et charges. Il répond à une question simple mais centrale : quelles factures influencent mon résultat, mon cash futur et à quelle date ? C’est la passerelle entre votre compte de résultatCompte de résultat : état qui mesure la performance économique sur une période (produits moins charges). et votre trésorerie.
En un coup d’œil
- Le module liste les factures produits et charges au même endroit.
- Chaque facture porte un type (Produit ou Charge), un tiers, un numéro, une date, une catégorie, un statut et un montant.
- Le statut (payée / non payée) conditionne la lecture du cash futur.
- Une facture peut avoir une date de remplacement, c’est-à-dire une date de rattachement différente de la date de facture.
- Les factures alimentent la projection et le prévisionnel.
Le cycle d’une facture
La liste des factures
La liste présente les colonnes suivantes :
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Type | Charge ou Produit. |
| Nom | Le tiers (client ou fournisseur). |
| Numéro | Le numéro de la facture. |
| Date | La date de facture. |
| Catégorie | La catégorie comptable affectée. |
| Statut | Par exemple « Non payée ». |
| Montant TTC | Le montant toutes taxes comprises. |
Chaque ligne dispose d’un menu d’actions (icône en bout de ligne).
Pas à pas
- Ouvrez Factures > Liste.
- Cliquez sur Nouvelle facture pour ouvrir le panneau de saisie.
- Choisissez Produit ou Charge selon le sens économique.
- Renseignez le tiers (client ou fournisseur), le numéro, la date de facture et le montant HT.
- Sélectionnez la catégorie et l’affectation.
- Indiquez la TVA.
- Choisissez le statut (par exemple « Non payée »).
- Ouvrez Options supplémentaires si le cas demande un traitement avancé.
- Utilisez la date de remplacement pour piloter une date de rattachement différente si nécessaire.
- Cliquez sur Enregistrer.
Sélectionnez une catégorie existante dans la liste pour enregistrer la facture. Le bouton Enregistrer valide la saisie une fois la catégorie choisie. ✅
Le panneau « Nouvelle facture » en détail
Le panneau de saisie contient les champs suivants :
- Type : Charge ou Produit.
- Nom du client / fournisseur.
- Numéro.
- Date de facture.
- Montant HT.
- Catégorie.
- Affectation.
- TVA.
- Options supplémentaires.
- Statut (par exemple « Non payée »).
- Enregistrer.
Fonctions à connaître
La date d’encaissement prévisionnelle
À l’enregistrement d’une facture, Heelio calcule automatiquement sa date de flux de trésorerie prévisionnelle à partir du délai de paiement défini sur sa catégorie (voir Paramètres). Une facture rattachée à une catégorie dont le délai de référence est de 30 jours est donc projetée en trésorerie 30 jours après sa date de facture.
C’est ce qui permet à une facture saisie de nourrir immédiatement la projection de trésorerie, sans ressaisir une date à la main.
Si vos encaissements dérapent, ce n’est pas la facture qu’il faut corriger une par une : ajustez le délai de la catégorie dans les paramètres, et toutes les projections suivantes se calent sur la réalité.
La date de remplacement
La date de remplacement sert à piloter une date de rattachement différente de la date de facture. C’est elle qui détermine sur quelle période la facture est lue dans le compte de résultat et le prévisionnel. Documentez systématiquement ces dates : elles changent la lecture temporelle de vos chiffres.
Le changement de statut
Le statut d’une facture se modifie via un menu déroulant directement sur la ligne. Ne changez le statut en « payée » que si la preuve de paiement existe : c’est ce statut qui pilote la lecture du cash futur.
Les options supplémentaires
Le panneau Options supplémentaires regroupe les traitements avancés à ouvrir au cas par cas lors de la saisie d’une facture.
La théorie derrière
Les factures sont une passerelle entre le P&L et la trésorerie. Une facture porte une date économique, un montant, un tiers et une catégorie, mais elle peut être payée à une autre date. La qualité de votre prévisionnel dépend donc directement de la qualité des dates et des statuts.
- Une facture produit augmente le chiffre d’affaires ou un produit ; une facture charge augmente une charge.
- Le statut payée / non payée influence la lecture du cash futurArgent réellement disponible et ses mouvements (encaissements et décaissements). : une facture non payée est présente en P&L mais absente de la trésorerie réalisée.
- La date de facture, la date de paiement et la date de rattachement peuvent raconter trois choses différentes — d’où l’importance de la date de remplacement.
Pour approfondir la logique d’enregistrement par périodePrincipe consistant à rattacher produits et charges à la période où ils sont économiquement acquis ou engagés, indépendamment du paiement., voir la théorie sur le compte de résultat.
Cas pratique
Une facture client est émise fin juin et payée en juillet.
- En P&L, elle est analysée sur juin si le produit est acquis à cette date.
- En trésorerie, elle apparaît en juillet, au moment de l’encaissement.
La date de remplacement et le statut reflètent correctement ces deux temporalités.
Astuces
- Utilisez des catégories existantes sélectionnées dans la liste, pas seulement du texte tapé librement.
- Vérifiez le TTC calculé à partir du HT et de la TVA.
- Ne changez le statut que si la preuve de paiement existe.
- Documentez les dates de remplacement : elles changent la lecture temporelle.
Contrôle qualité avant de valider
Avant d’enregistrer ou de considérer une facture comme fiable, vérifiez :
- Les factures non payées significatives.
- Les dates de facture.
- Les dates de remplacement si nécessaire.
- Le sens charge / produit.
- La catégorie et l’affectation.
- La TVA.
- Le rapprochement avec les transactions une fois le paiement apparu.
Liste de contrôle complémentaire :
- Numéro unique et compréhensible ?
- Tiers normalisé ?
- Catégorie et affectation reconnues (sélectionnées dans la liste) ?
- Statut cohérent avec le paiement ?
- Date de rattachement cohérente avec la prestation ?