Questions fréquentes (FAQ)
Cette page regroupe les questions qui reviennent le plus souvent dans Heelio. Les réponses sont volontairement courtes : chacune renvoie vers la page qui traite le sujet en détail. 💡
Par où commencer
Par où commencer si je découvre Heelio ?
Parcourez les modules dans cet ordre : Sources, Dashboard, Trésorerie, Transactions, P&L (compte de résultat), Factures, Paramètres, puis Versions. Vous validez d’abord la matière (sources et transactions), puis vous lisez (dashboard, trésorerie, P&L), puis vous administrez (paramètres, gouvernance).
Voir le guide express et la navigation.
Données et sources
Pourquoi une source FEC ne suffit-elle pas toujours ?
Le FECFichier des Écritures Comptables : export normalisé de la comptabilité. est une vue comptable. Pour une trésorerie fine, vous avez besoin d’un compte bancaire connecté ou d’un compte 512 propre.
Que faire si une source est ancienne ?
Lancez la synchronisation pour récupérer les écritures récentes. Quand une source s’arrête à une date donnée, indiquez-le dans votre reporting (« données arrêtées au … ») pour garder une lecture claire.
Que faire avant un reporting ?
Synchronisez les sources, vérifiez les gros flux, contrôlez le P&L, les factures, le forecast et l’historique des Versions.
Voir le module Sources et les routines de pilotage.
Comment gérer plusieurs sociétés ?
Chaque société que vous pilotez dispose de son propre espace dans Heelio, avec ses sources et ses paramètres : les chiffres sont donc cloisonnés d’une société à l’autre. Avant de lire ou d’exporter des données, vérifiez toujours que vous êtes dans la bonne société active.
Sécurité et confidentialité des données
Comment mes données bancaires et comptables sont-elles protégées ?
Vos données proviennent de connexions à vos comptes bancaires et à vos outils comptables ; elles servent uniquement à produire vos analyses de pilotage dans Heelio. Pour le détail des mesures de sécurité (chiffrement, hébergement, conformité RGPD), reportez-vous à la politique de confidentialité de Heelio.
Voir la politique de confidentialité de Heelio.
Qui peut accéder à mes données dans mon espace ?
L’accès est gouverné par les rôles attribués à chaque membre : chacun ne voit et ne modifie que ce que son rôle autorise, et la page Versions trace chaque modification. Voir le module Équipe et gouvernance.
Trésorerie et résultat
Quelle est la différence entre trésorerie et compte de résultat ?
La trésorerieArgent réellement disponible sur les comptes de l'entreprise et ses mouvements (encaissements et décaissements). suit les flux de cash. Le compte de résultatSuivi des produits et charges économiques rattachés à une période. suit les produits et charges économiques. Le décalage vient des délais de paiement, des factures, des investissements, des financements et des écritures de rattachement.
Pourquoi le cash ne suit-il pas le P&L ?
Plusieurs causes créent des écarts : délais clients et fournisseurs, TVA, CAPEX, dette, financements et écritures non cash (amortissements, provisions).
Pourquoi une facture apparaît-elle en P&L mais pas en cash ?
Parce qu’elle n’est pas encore payée, ou pas encore rapprochée d’une transaction bancaire.
Dois-je piloter au P&L ou à la trésorerie ?
Les deux. Le P&L explique la performance. La trésorerie explique la capacité à payer.
Comment traiter un investissement ?
Distinguez-le d’une charge d’exploitation : un CAPEXDépense d'investissement, immobilisée puis amortie dans le temps. a un impact cash immédiat, et son impact P&L passe par les amortissements.
Comment traiter un financement ?
Ne le classez jamais en chiffre d’affaires. C’est un flux de financement qui augmente le cash sans constituer un produit.
Comment traiter un remboursement ?
Vérifiez s’il compense une charge, s’il constitue un produit, ou s’il relève d’un flux non opérationnel. La réponse détermine sa catégorisation.
Voir les modules Trésorerie et Compte de résultat, et la théorie sur les ajustements comptables.
Écritures de rattachement (FNP, FAE, CCA, PCA)
| Écriture | Quand l’utiliser |
|---|---|
| FNPFacture Non Parvenue : charge constatée sans facture reçue. | Une charge concerne la période, mais la facture n’est pas encore reçue. |
| FAEFacture À Établir : produit acquis sans facture émise. | Un produit concerne la période, mais la facture n’est pas encore émise. |
| CCACharge Constatée d'Avance : charge payée d'avance pour une période future. | Une charge est payée ou facturée maintenant mais concerne une période future. |
| PCAProduit Constaté d'Avance : produit facturé d'avance pour une période future. | Un produit est facturé maintenant mais concerne une période future. |
Voir la théorie sur les ajustements comptables.
Catégorisation et mots-clés
Dois-je créer beaucoup de catégories ?
Non. Il faut assez de catégories pour piloter, mais pas trop : un excès rend la catégorisation instable et difficile à maintenir.
Quand créer une catégorie ?
Quand une décision de pilotage dépend de cette distinction et que les catégories existantes ne suffisent pas.
Quand faut-il créer une nouvelle fonction analytique ?
Quand une décision de pilotage dépend de la séparation : par équipe, produit, canal, business unit ou centre de coût. Si l’analyse par activité change une décision, créez la fonction.
Comment faire un bon mot-clé ?
Choisissez la partie stable et spécifique du libellé, évitez les termes génériques, et définissez le sens du montant, la catégorie, la fonction et la TVA.
Comment savoir si un mot-clé est bon ?
Il est stable, spécifique, peu ambigu et produit moins d’erreurs que la saisie manuelle.
Comment choisir entre refaire une catégorie ou créer un mot-clé ?
La catégorie structure l’analyse. Le mot-clé automatise l’affectation. Corrigez d’abord la structure, automatisez ensuite.
Que faire si un fournisseur a plusieurs noms ?
Normalisez le nom dans Clients / Fournisseurs, puis utilisez des mots-clés prudents pour rattacher les variantes.
Voir le module Transactions et la théorie catégories, fonctions et mapping.
Factures
Pourquoi une facture ne s’enregistre-t-elle pas ?
Un champ obligatoire manque ou n’est pas renseigné avec une valeur reconnue — notamment la catégorie. Complétez les champs requis pour valider l’enregistrement.
Voir le module Factures.
Prévisionnel
Comment documenter une hypothèse ?
Indiquez la source, la logique, le montant, la date, le responsable et la prochaine date de revue. Une hypothèse non documentée n’est pas auditable.
Comment expliquer un écart forecast / réel ?
Identifiez le montant, la période, la cause, son caractère récurrent ou ponctuel, et l’action corrective associée.
Voir le module Prévisionnel et la théorie sur le prévisionnel.
Dashboard
Pourquoi le dashboard affiche-t-il un NaN ou une variation inattendue ?
Cela vient d’une période de comparaison vide ou d’une source incomplète. Vérifiez la période, les sources et le détail du widget pour rétablir l’affichage.
Comment éviter de surcharger le dashboard ?
Limitez-le aux indicateurs réellement consultés chaque semaine ou chaque mois. Un dashboard surchargé n’est plus lu.
Voir le module Dashboard.
Gouvernance
Comment savoir qui a modifié une donnée ?
Utilisez Versions : l’historique trace l’origine de chaque changement.
Pourquoi utiliser Versions ?
Pour comprendre l’origine d’un changement et auditer la gouvernance des données.
Comment contrôler les rôles ?
Vérifiez la page Équipe, comparez le rôle attribué au besoin réel, et retirez les droits trop larges.
Heelio envoie-t-il des notifications ? Comment commenter une donnée ?
La barre supérieure regroupe vos notifications et vos commentaires : elle signale les nouveautés et les échanges rattachés à votre espace, et permet à votre équipe d’échanger au fil des données.
Voir le module Équipe et gouvernance.
Exports et reporting
Que puis-je exporter, et comment ?
Vous pouvez exporter les Transactions au format CSV via le bouton Exporter du module. Le Compte de résultat, les Détails du P&L et la Trésorerie disposent chacun d’un bouton Exporter qui produit la vue courante, telle qu’affichée à l’écran. Un export reflète toujours les filtres, la période et les sources actifs au moment où il est généré : réinitialisez les filtres avant d’exporter si vous voulez retrouver des chiffres cohérents.
Voir le module Transactions et le dépannage des exports.