Playbooks transverses
Cette page rassemble les procédures qui traversent plusieurs écrans de Heelio. Elles sont rédigées comme des SOP (procédures opératoires standardisées) : vous les suivez pas à pas, vous les adaptez à votre organisation et vous les transmettez à votre équipe. 🚀
Chaque playbook suit la même structure : les étapes, la théorie derrière la procédure, et le livrable attendu. Vous savez ainsi non seulement quoi faire, mais aussi pourquoi et ce que vous obtenez au bout.
Ces playbooks décrivent une démarche de pilotage qui s’appuie sur les modules de Heelio : Trésorerie, Transactions, Factures, Compte de résultat et Prévisionnel. Chaque module dispose de sa propre page de référence : suivez les liens en fin de section pour aller plus loin.
En un coup d’œil
Prévisionnel depuis la trésorerie
Partir du cash pour savoir combien de temps on tient.
📈Prévisionnel depuis le P&L
Partir de la performance et la convertir en cash.
📅Clôture mensuelle
Transformer les données du mois en décisions.
📊Board pack
Un reporting qui fait avancer une décision.
🔑Audit des mots-clés
Fiabiliser la classification automatique.
Playbook — Prévisionnel de trésorerie depuis la trésorerie
Vous partez du cash disponible pour projeter, mois après mois, l’évolution du solde bancaire.
Étapes
- Vérifier les sources bancaires et le solde de départ. Toutes les sources sont synchronisées et le solde initial correspond à la réalité.
- Identifier les encaissements récurrents et exceptionnels : ventes régulières, abonnements, ainsi que les rentrées ponctuelles.
- Identifier les décaissements récurrents : salaires, charges sociales, logiciels, loyers, impôts, TVATaxe sur la valeur ajoutée : taxe collectée sur les ventes et reversée à l'État, nette de la TVA déductible sur les achats..
- Ajouter les décaissements non récurrents : investissements, remboursement de dette, frais exceptionnels.
- Ajouter les financements attendus : prêt, augmentation de capital, subvention, apport en compte courant.
- Comparer chaque mois au solde minimum acceptable : le seuil de trésorerie en dessous duquel vous ne voulez jamais descendre.
- Documenter les hypothèses sensibles : délai de paiement client, retard fournisseur, recrutement, CAPEXCapital Expenditure : dépenses d'investissement en immobilisations (matériel, équipements, logiciels capitalisés)..
La théorie derrière la procédure
Cette approche part du cash. Elle est adaptée aux entreprises pour lesquelles la question prioritaire est : combien de temps tient-on, et quand faut-il financer ? C’est l’angle le plus direct pour piloter le runwayDurée pendant laquelle l'entreprise peut fonctionner avec sa trésorerie actuelle au rythme de consommation de cash..
Livrable attendu
Un tableau mois par mois avec : solde de début, cash in, cash out, variation, solde de fin et alertes de seuil lorsque le solde projeté passe sous le minimum acceptable.
Playbook — Prévisionnel de trésorerie depuis le compte de résultat
Vous partez de la performance économique (le P&L prévisionnel) et vous la convertissez en flux de trésorerie.
Étapes
- Construire le P&L prévisionnel : chiffre d’affaires, marge brute, OPEXOperating Expenditure : charges d'exploitation courantes (hors achats directs liés à la marge brute)., EBITDAEarnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization : résultat d'exploitation avant intérêts, impôts, amortissements et provisions..
- Transformer le CA en encaissements selon les délais de paiement clients.
- Transformer les charges en décaissements selon les délais fournisseurs et sociaux.
- Retraiter les charges non cash : amortissements, provisions, certains étalements.
- Ajouter les éléments hors exploitation : CAPEX, remboursements d’emprunt, financements et TVA.
- Comparer la trajectoire cash au P&L : tout écart entre rentabilité et liquidité doit être expliqué.
La théorie derrière la procédure
Cette approche part de la performance économique et la convertit en cash. Elle est plus robuste pour relier stratégie, budget et liquidité, car elle force à expliciter le passage du résultat à la variation de trésorerie.
Livrable attendu
Un forecast cohérent entre rentabilité et liquidité, avec un pont EBITDA → variation de cash qui rend lisible chaque écart entre le résultat et le solde bancaire.
Playbook — Clôture mensuelle de pilotage
Une routine mensuelle qui produit une image fiable et actionnable du mois écoulé dans Heelio.
Étapes
- Synchroniser les sources pour intégrer toutes les opérations du mois.
- Vérifier les transactions significatives : montants importants, opérations inhabituelles.
- Nettoyer catégories, fonctions et mots-clés si nécessaire.
- Vérifier les factures, leurs dates de remplacement et leurs statuts.
- Contrôler les ajustements comptables : FNPFactures Non Parvenues : charges engagées mais dont la facture n'est pas encore reçue., FAEFactures À Établir : produits acquis mais pas encore facturés., PCAProduits Constatés d'Avance : produits encaissés mais qui concernent une période future., CCACharges Constatées d'Avance : charges payées mais qui concernent une période future. et provisions.
- Lire le P&L mensuel et le tableau de trésorerie.
- Exporter les données utiles pour archivage et diffusion.
- Documenter les écarts, risques et décisions du mois.
La théorie derrière la procédure
Une clôture de gestion n’est pas seulement comptable : elle transforme les données en décisions. Le but n’est pas la conformité, mais de produire une image fiable et actionnable sur laquelle l’équipe de direction s’appuie.
Livrable attendu
Un pack mensuel comprenant : cash, P&L, écarts, actions et hypothèses mises à jour.
Playbook — Préparer un board pack ou reporting dirigeant
Construire une synthèse qui aide le conseil ou la direction à décider, plutôt qu’à tout lire.
Étapes
- Commencer par la question de décision : cash, croissance, marge, financement, recrutement ou rentabilité ?
- Vérifier les sources et la qualité des données.
- Lire le dashboard et identifier les signaux marquants.
- Produire les analyses cash et P&L.
- Ajouter forecast et scénarios.
- Isoler les trois messages clés.
- Préparer les décisions attendues : arbitrer, financer, recruter, couper, accélérer.
La théorie derrière la procédure
Un reporting dirigeant n’est pas une extraction exhaustive. Il réduit l’incertitude et fait avancer une décision. Si une donnée n’aide pas à décider, elle n’a pas sa place dans le pack.
Les « trois messages clés » sont le cœur du board pack. Formulez-les en une phrase chacun, avec un chiffre et une conséquence. Le reste du document ne fait que les étayer.
Livrable attendu
Une synthèse de 5 à 10 pages avec chiffres, explications, risques et décisions.
Playbook — Auditer et améliorer les mots-clés
Fiabiliser la classification automatique des transactions en traitant chaque mot-clé comme une règle de contrôle interne.
Étapes
- Lister les libellés récurrents dans Transactions.
- Identifier les motifs stables : nom du marchand, référence, IBAN court, plateforme.
- Exclure les termes trop génériques qui captureraient n’importe quoi.
- Tester mentalement les faux positifs : quelles autres opérations ce mot-clé attraperait-il à tort ?
- Associer catégorie, fonction, TVA et sens (encaissement ou décaissement).
- Vérifier les Versions après chaque création ou modification.
- Recontrôler les prochaines transactions affectées pour confirmer le bon classement.
La théorie derrière la procédure
Un mot-clé est un automatisme de classification. Évaluez-le comme une mini-règle de contrôle interne : précision, rappel, risque de faux positif et impact financier. Un mot-clé trop large dégrade silencieusement la qualité de toutes vos analyses.
Un mot-clé trop générique (par exemple un terme courant présent dans de nombreux libellés) peut reclasser à tort de nombreuses transactions. Testez toujours le risque de faux positif avant de valider, et recontrôlez les opérations affectées.
Livrable attendu
Une règle fiable, nommée et auditable, qui réduit le travail manuel sans dégrader la qualité de la classification.